สารสนเทศที่จำเป็นต่อองค์กรของเราเพื่อการพัฒนาอย่างยั่งยืน

ประเภทของระบบสารสนเทศที่นำไปใช้ในองค์กร

            การ บริหารระบบสารสนเทศในแต่ละระดับก็มีแนวทางที่แตกต่างกันไป แต่โดยรวมแล้วระบบสารสนเทศมีวัตถุประสงค์หลักเพื่อช่วยอำนวยความสะดวกในการ ทำงานซึ่งระบบสารสนเทศสามารถแบ่งได้ตามประเภทการนำไปใช้ได้ 6 ประเภท ดังนี้  ES, EIS, DSS, MIS, OIS, TPS แต่ในที่นี้จะยกมาตอบแค่ 5 ระบบดังนี้

1.  ระบบตัดสินใจ ( Executive Information Systems ) หรือ EIS

EIS  จะมีความคล้ายคลึงกับ ES มาก เพียงแต่ EIS จะลดระดับความสามารถลงมาสักเล็กน้อย ระบบEIS ทำหน้าที่เสนอทางเลือกที่ดีที่สุดให้แก่ผู้บริหาร โดยจะนำข้อมูลที่มีในอดีตมาเป็นตัวชี้วัดที่จะทำการตัดสินใจของผู้บริหาร

EIS หมาย ถึง ระบบสารสนเทศที่ถูกพัฒนาขึ้นโดยเฉพาะ เพื่อให้สอดคล้องกับความต้องการ ทักษะ และความสามารถในการเข้าถึงสารสนเทศสำหรับ ผู้บริหารเนื่องจากผู้บริหารเป็นกลุ่มบุคคลที่ต้องการข้อมูลที่มีลักษณะ เฉพาะ โดยเฉพาะด้านระยะเวลาในการเข้าถึงและทำความเข้าใจกับข้อมูล โดยเฉพาะการเปลี่ยนแปลงที่เกิดขึ้นและปรับตัวอย่างรวดเร็วในปัจจุบันได้ สร้างแรงกดดันให้ ผู้บริหารต้องตัดสินใจภายใต้ข้อจำกัดของทรัพยากรทางการจัดการระยะเวลา ข้อมูล นอกจากนี้ผู้บริหารหลายคนยังมีความรู้เกี่ยวกับเทคโนโลยีสารสนเทศที่จำกัด โดยเฉพาะผู้บริหารระดับสูงที่มีอายุมากและไม่มีโอกาสได้พัฒนาความรู้ ความเข้าใจ และทักษะด้านการใช้งานสารสนเทศ ดังนั้นจึงมีความจำเป็นที่จะต้องพัฒนาและออกแบบระบบสารสนเทศที่สามารถช่วย ให้ผู้บริหารปฏิบัติงานอย่างมีประสิทธิภาพ

เหตุผลที่ระบบ EIS มีความจำเป็นต่อองค์กร

ทำ ให้ผู้บริหารต้องสามารถตัดสินใจอย่างถูกต้อง รวดเร็ว จึงต้องอาศัยสารสนเทศที่เหมาะสมดังที่มีผู้กล่าวว่า สารสนเทศ คือ อำนาจทุกองค์การจึงต้องจัดหาและจัดการสารสนเทศอย่างมีประสิทธิภาพแต่บุคลากร บางกลุ่มในองค์การจะมีความต้องการสารสนเทศที่เฉพาะ เช่น ผู้บริหารจะมีความแตกต่างจากผู้ใช้ข้อมูลในระดับอื่นที่ต้องการข้อมูลที่ ชัดเจน ง่ายต่อการตัดสินใจ ไม่ต้องเสียเวลาประมวลผลอีก ระบบสารสนเทศสำหรับผู้บริหาร หรือ EIS ถูก พัฒนาขึ้นเพื่อจัดการสารสนเทศของผู้บริหารมีความต้องการข้อมูลที่มีความแตก ต่างจากบุคลากรกลุ่มอื่นขององค์การ โดยเฉพาะลักษณะของงานของผู้บริหารในปัจจุบันที่มีความสำคัญกับองค์การและมี ระยะเวลาจำกัดในการตัดสินใจแก้ปัญหา เมื่อมีเหตุการณ์หนึ่งเกิดขึ้นซึ่งมีผลกระทบต่อองค์การ ปัจจุบันมีผู้เข้าใจผิดเกี่ยวกับเทคโนโลยีสารสนเทศ โดยเฉพาะบุคคลที่เข้ารับการสัมมนาระยะสั้น หรือผู้ที่รับข้อมูลเกี่ยวกับเทคโนโลยีสารสนเทศอย่างไม่สมบูรณ์ โดยคิดว่าระบบสารสนเทศเป็นแก้วสารพัดนึกที่ผู้ใช้สามารถเรียกข้อมูลทุก ประเภท โดยเฉพาะ EIS ประการสำคัญเนื่องจากผู้บริหาร ระดับสูงในหลายองค์การยังมีความเข้าใจที่ไม่สมบูรณ์ ซึ่งทำให้เกิดความคาดหวังที่คลาดเคลื่อนจากความสามารถของระบบสารสนเทศ ซึ่งจะมีผลต่อความประทับใจ ความเชื่อมั่นและการสนับสนุนต่อการพัฒนาระบบในอนาคต

2.  ระบบสนับสนุนการตัดสินใจ (Decision Support System) หรือ DSS

DSS เป็นระบบสารสนเทศที่ทำหน้าที่เหมือนเจ้าหน้าที่ที่คอยเสนอทางเลือกให้แก่ผู้บริหาร ส่วน

การตัดสินใจที่จะเลือกทางใดทางหนึ่งนั้นเป็นหน้าที่ของผู้บริหารระบบ

DSS จะทำหน้าที่ต่างจาก EIS ระบบ EIS จะเสนอทางที่ดีที่สุดให้แก่ผู้บริหาร หรืออาจกล่าวได้ว่า EIS เป็นระบบที่ช่วยตัดสินใจแทนผู้บริหาร แต่ระบบ DSS จะทำหน้าที่เสนอผู้บริหารว่ามีทางเลือกกี่ทาง แต่ละทางจะให้ผลอย่างไร การทำงานของระบบ DSS จะเป็นการทำงานที่อาศัยการประมวลผลข้อมูล มากกว่าการนำข้อมูลในอดีตมาใช้ทำนายผลที่จะเกิดขึ้นในอนาคต

DSS คือ ระบบสารสนเทศ รูปแบบหนึ่งที่ระบบจะทำงานโต้ตอบกับผู้ใช้งาน (Interactive) โดยใช้คอมพิวเตอร์เข้ามาช่วย ซึ่งจะจำลองสถานการณ์และคาดการผลลัพธ์ในการตอบปัญหาต่าง ๆ เพื่อนำไปประกอบการตัดสินใจได้อย่างเป็นระบบ 

DSS เป็นระบบย่อยหนึ่งในระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการ โดยที่ระบบสนับสนุนการตัดสินใจจะช่วยผู้บริหารในเรื่องการตัดสินใจใน เหตุการณ์หรือกิจกรรมไม่มีโครงสร้างแน่นอน หรือกึ่งโครงสร้าง ระบบสนับสนุกนการตัดสินใจอาจจะใช้กับบุคคลเดียวหรือช่วยสนับสนุนการตัดสินใจ เป็นกลุ่ม นอกจากนั้น ยังมีระบบสนับสนุกนผผู้บริหารเพื่อช่วยผู้บริหารในการตัดสินใจเชิงกลยุทธ์

                1.  มีการประมวลผลข้อมูลจำนวนมาก

                2.  แหล่งข้อมูลส่วนใหญ่มาจากภายในและผลที่ได้เพื่อตอบสนองต่อผู้ใช้ภายในองค์กรเป็นหลัก

                3.  กระบวนการประมวลผลข้อมูลมีการดำเนินการเป็นประจำ เช่น ทุกวัน ทุกสัปดาห์ ทุกสองสัปดาห์

                4.  มีความสามารถในการเก็บฐานข้อมูลจำนวนมาก

                5.  มีการประมวลผลข้อมูลที่รวดเร็ว เนื่องจากมีปริมาณข้อมูลจำนวนมาก

                6.  TPS จะคอยติดตามและรวบรวมข้อมูลภายหลังที่ผลิตข้อมูลออกมาแล้ว

                7.  ข้อมูลที่ป้อนเข้าไปและที่ผลิตออกมามีลักษณะมีโครงสร้างที่ชัดเจน (structured data)

                8.  ความซับซ้อนในการคิดคำนวณมีน้อย

                9.  มีความแม่นยำค่อนข้างสูง การรักษาความปลอดภัย ตลอดจนการรักษาข้อมูลส่วนบุคคลมีความสำคัญเกี่ยวข้องโดยตรงกับ TPS

               10.  ต้องมีการประมวลผลที่มีความน่าเชื่อถือสูง

อ้างอิง : ชวน  ภารังกูล .2553. การจัดการนวัตกรรมและสารสนเทศ (Innovation and Information Management).