ระบบเทคโนโลยีสารสนเทศที่จำเป็นในองค์กร

ระบบเทคโนโลยีสารสนเทศที่จำเป็นในองค์

ปัจจุบันระบบเทคโนโลยีสารสนเทศ เข้ามามีบทบาทในการปฏิบัติงานในโรงเรียนมาก

ขึ้น  โดยเฉพาะการใช้คอมพิวเตอร์เป็นเครื่องมือในการดำเนินกิจกรรมต่าง ๆ รวมทั้งสื่อสารประชาสัมพันธ์ 

จนอาจกล่าวได้ว่าคอมพิวเตอร์เป็นส่วนหนึ่งของโรงเรียนในประเทศไทย

ในทุกระดับ

            “เทคโนโลยีสารสนเทศ” (Information Technology) หรือเรียกกันย่อ ๆ ว่า“IT” หมายถึงเทคโนโลยีที่นำมาใช้ในการจัดเก็บข้อมูล (Data) และประมวลผลข้อมูลให้เกิดผลลัพธ์ เป็นสารสนเทศ (Information) เพื่อนำไปใช้ประโยชน์          

            ข้อมูล (Data) หมายถึง ข้อมูลดิบที่เก็บรวบรวมมาจากที่ต่าง ๆ ซึ่งยังนำไปใช้งานไม่ได้ เช่น การสำรวจความคิดเห็นความคิดเห็นที่ได้ยังถือว่าเป็นข้อมูลดิบ        

          สารสนเทศ (Information) หมาย ถึง ผลลัพธ์จากการประมวลผลของมูลดิบซึ่งสามารถนำไปใช้ประโยชน์เพื่อประกอบการทำ งาน หรือเพิ่มประกอบการตัดสินใจของผู้บริหาร เช่น นำข้อมูล ความคิดเห็นแต่ละข้อมาหาความถี่ เป็นค่าร้อยละเพื่อเปรียบเทียบดูว่า ข้อคิดเห็นข้อใดมีผู้เลือกมากน้อย เป็นร้อยละเท่าไร ค่ารอยละดังกล่าว ก็จัดเป็นสารสนเทศ เป็นต้น

          การ จัดเก็บข้อมูลและการจัดการข้อมูล ต้องการความถูกต้องและรวดเร็วสูง จึงจำเป็นต้องนำเทคโนโลยีคอมพิวเตอร์เข้ามาช่วย และ เมื่อตองการให้ผู้ที่อยู่ห่างไกลกันสามารถใช้ประโยชน์จากสารสนเทศดัง กล่าว         ก็จำเป็นต้องนำเทคโนโลยีการสื่อสารโทรคมนาคมเข้ามาช่วยอีกทางหนึ่งด้วย

           ในวงการบริหารงานต่างๆ  โดย เฉพาะในวงการบริหารงานธุรกิจ ซึ่งมีการแข่งขันกันสูง ได้นำเอานวัตกรรมและเทคโนโลยีสารสนเทศมาใช้ในการบริหารกันเป็นอันมากเพื่อ ให้การบริหารมีประสิทธิภาพสูง ประหยัดสุดและได้ประสิทธิผลสูงสุด

          ผู้บริหารยุคใหม่ทุกระดับจึงนำนวัตกรรมเทคโนโลยีมาใช้กันอย่างแพร่หลาย เช่น  ผู้ บริหารระดับสูงในองค์การ จะนำสารสนเทศที่แสดงภาพรวมของการดำเนินงาน ความสัมพันธ์ระหว่างองค์การและสิ่งแวดลอม สรุปปัญหาและแนวทางแก้ไข มาใช้เพื่อประกอบการแก้ปัญหา และการตัดสินใจกำหนดกลยุทธ์ขององค์การ ส่วนผู้บริหารระดับกลางจะนำสารสนเทศ  ที่ประมวลงานประจำมาใช้จัดแผนงบประมาณ และกำหนดแผนการดำเนินงานของหน่วยงาน สำหรับ ผู้บริหารงานระดับต้นจะใช้เทคโนโลยีสารสนเทศช่วยในการควบคุมการปฏิบัติงาน เป็นต้น

ระบบเทคโนโลยีสารสนเทศที่จำเป็นในองค์ที่จำเป็นก่อให้เกิดการพัฒนาอย่างยั่งยืน

          1. เทคโนโลยีสารสนเทศเพื่อการบริหารจัดการ

          2. เทคโนโลยีสารสนเทศเพื่อการเรียนการสอน

                   1. เทคโนโลยี สารสนเทศเพื่อการบริหารการพัฒนาระบบเทคโนโลยีสารสนเทศเพื่อการบริหารจัดการ สถานศึกษาหรือโรงเรียนควรมีแนวทางในการดำเนินการให้ได้มาซึ่งสารสนเทศในอัน ที่จะก่อให้เกิดการตัดสินใจแก้ปัญหาในทางที่ถูกต้อง สามารถกำหนดเป็นแผนปฏิบัติการที่มีข้อมูลสารสนเทศสนับสนุนมากกว่าการคาดเดา ข้อมูลสารสนเทศดังกล่าวจะเกิดขึ้นได้ก็ต่อเมื่อมีการพัฒนาระบบเทคโนโลยี สารสนเทศสองส่วนด้วยกันคือ

                   2. เทคโนโลยีสารสนเทศเพื่อการเรียนการสอนการพัฒนาระบบเทคโนโลยีสารสนเทศเพื่อการเรียนการสอนนี้ ต้องอาศัยนโยบายด้าน ICT ของ โรงเรียน เพราะการนำเทคโนโลยีมาเพื่อการเรียนการสอนนั้นต้องใช้งบประมาณค่อนข้างสูง โดยโรงเรียนต้องดำเนินการให้มีวัสดุอุปกรณ์ให้เพียงพอต่อการใช้งานในอัตรา ส่วนที่เหมาะสมและสะดวกในการใช้งาน กระจายสู่ห้องเรียน มากกว่ารวมอยู่ ณ ที่ใดที่หนึ่ง และเน้นการใช้สื่อการเรียนการสอนที่มีประสิทธิภาพ ทั้งสื่อสิ่งพิมพ์และ สื่ออีเล็กทรอนิกส์ รวมทั้งการพัฒนาบุคลากรให้มีความรู้ความเข้าใจ และทักษะในการใช้เทคโนโลยีสารสนเทศ ซึ่งมีแนวทางในการดำเนินการ ดังนี้

          1. เทคโนโลยีสารสนเทศเพื่อการบริหาร

ฐานข้อมูลที่โรงเรียนควรต้องดำเนินการจัดเก็บเป็นข้อมูลกลางที่ฝ่ายต่าง ๆ สามารถเรียกใช้ผ่านระบบเครือข่าย ควรมีข้อมูลต่อไปนี้

                   ก. ข้อมูลนักเรียน

ข. ข้อมูลบุคลากร

ค. ข้อมูลแผนงาน/โครงการ

2. สารสนเทศพื้นฐานที่จำเป็นต่อการบริหารงาน

          ก. สารสนเทศเกี่ยวกับตัวนักเรียน เช่น

                   - สารสนเทศเกี่ยวสภาพครอบครัว

- สารสนเทศเกี่ยวกับสุขภาพอนามัย

- สารสนเทศเกี่ยวกับผลสัมฤทธิ์ทางการเรียน

- ฯลฯ

ข. สารสนเทศเกี่ยวกับบุคลากร

          - สารสนเทศเกี่ยวกับประวัติบุคลากร

- สารสนเทศเกี่ยวกับความชำนาญการ และเชี่ยวชาญ

- สารสนเทศเกี่ยวกับการฝึกอบรม

-ฯลฯ

ค. สารสนเทศเกี่ยวกับงานแผนงาน โครงการต่าง ๆ

          - สารสนเทศเกี่ยวกับการดำเนินงานตามแผนงาน โครงกา

- สารสนเทศเกี่ยวกับการใช้งบประมาณ

- สารสนเทศเกี่ยวกับผลสัมฤทธิ์ของงาน โครงการ

2. เทคโนโลยีสารสนเทศเพื่อการเรียนการสอน

2.1 ด้านอุปกรณ์ (Hard ware)โรงเรียน จำเป็นต้องจัดหาวัสดุอุปกรณ์โดยเฉพาะคอมพิวเตอร์ให้พอเพียงต่อการใช้งาน และกระจายลงสู่ห้องเรียน มากกว่ากระจุกอยู่ในห้องใดห้องหนึ่ง ซึ่งจะเอื้อต่อการจัดกิจกรรมการเรียนการสอน ส่งเสริมให้นักเรียนได้มีโอกาสใช้อุปกรณ์เพื่อนำเสนอผลงาน และศึกษาค้นคว้าจากแหล่งเรียนรู้ได้สะดวกและรวดเร็ว ทันต่อเหตุการณ์อุปกรณ์คอมพิวเตอร์ที่ควรจัดให้มีในห้องปฏิบัติการต่าง ๆ ห้องปฏิบัติการวิทยาศาสตร์ (เคมี ชีววิทยา ฟิสิกส์) ห้องปฏิบัติการคณิตศาสตร์ ห้องปฏิบัติการทางภาษา (ภาษาไทย และภาษาต่างประเทศ) ห้องปฏิบัติการศูนย์การเรียนรู้ ห้องสมุดสำหรับสืบค้นข้อมูล และใช้สื่อประเภทต่าง ๆ ห้องเรียนอื่น ๆ ตามความเหมาะสมของแต่ละโรงเรียน

          2.2 ด้านสื่อการเรียนการสอน (Soft ware) โรงเรียนจำเป็นต้องจัดหาสื่อการเรียน             การ สอนที่มีคุณภาพและสนับสนุนให้ครูใช้สื่อการเรียนการสอนให้เหมาะสมกับเนื้อหา บทเรียนที่สอน โดยจัดเป็นศูนย์บริการสื่อการเรียนการสอน ซึ่งสื่อด้านอีเล็กทรอนิกส์ในปัจจุบันมีหลากหลายรูปแบบ เช่น สื่อประเภทคอมพิวเตอร์ช่วยสอน สื่อประเภทสารคดี สื่อประเภทสถานการณ์จำลอง สื่อประเภทฝึกทักษะต่าง ๆ

          2.3 ส่ง เสริมสนับสนุนให้บุคลากร ได้มีโอกาสพัฒนาตนเองในด้านเทคโนโลยีสารสนเทศ การเลือกใช้สื่อให้เหมาะสม การผลิตสื่อการเรียนการสอนด้วยตนเอง ส่งเสริมให้มีการวิจัย วิเคราะห์ การใช้สื่อประเภทต่าง ๆ

หวัง ว่าแนวคิดในการพัฒนาเทคโนโลยีสารสนเทศในโรงเรียนนี้ จะเป็นประโยชน์แก่โรงเรียนบ้าง หรืออย่างน้อยก็น่าจะไปปรับใช้ให้เหมาะสมกับสภาพของแต่ละโรงเรียนได้

สารสนเทศที่จำเป็นต่อองค์กรของเราเพื่อการพัฒนาอย่างยั่งยืน

ประเภทของระบบสารสนเทศที่นำไปใช้ในองค์กร

            การ บริหารระบบสารสนเทศในแต่ละระดับก็มีแนวทางที่แตกต่างกันไป แต่โดยรวมแล้วระบบสารสนเทศมีวัตถุประสงค์หลักเพื่อช่วยอำนวยความสะดวกในการ ทำงานซึ่งระบบสารสนเทศสามารถแบ่งได้ตามประเภทการนำไปใช้ได้ 6 ประเภท ดังนี้  ES, EIS, DSS, MIS, OIS, TPS แต่ในที่นี้จะยกมาตอบแค่ 5 ระบบดังนี้

1.  ระบบตัดสินใจ ( Executive Information Systems ) หรือ EIS

EIS  จะมีความคล้ายคลึงกับ ES มาก เพียงแต่ EIS จะลดระดับความสามารถลงมาสักเล็กน้อย ระบบEIS ทำหน้าที่เสนอทางเลือกที่ดีที่สุดให้แก่ผู้บริหาร โดยจะนำข้อมูลที่มีในอดีตมาเป็นตัวชี้วัดที่จะทำการตัดสินใจของผู้บริหาร

EIS หมาย ถึง ระบบสารสนเทศที่ถูกพัฒนาขึ้นโดยเฉพาะ เพื่อให้สอดคล้องกับความต้องการ ทักษะ และความสามารถในการเข้าถึงสารสนเทศสำหรับ ผู้บริหารเนื่องจากผู้บริหารเป็นกลุ่มบุคคลที่ต้องการข้อมูลที่มีลักษณะ เฉพาะ โดยเฉพาะด้านระยะเวลาในการเข้าถึงและทำความเข้าใจกับข้อมูล โดยเฉพาะการเปลี่ยนแปลงที่เกิดขึ้นและปรับตัวอย่างรวดเร็วในปัจจุบันได้ สร้างแรงกดดันให้ ผู้บริหารต้องตัดสินใจภายใต้ข้อจำกัดของทรัพยากรทางการจัดการระยะเวลา ข้อมูล นอกจากนี้ผู้บริหารหลายคนยังมีความรู้เกี่ยวกับเทคโนโลยีสารสนเทศที่จำกัด โดยเฉพาะผู้บริหารระดับสูงที่มีอายุมากและไม่มีโอกาสได้พัฒนาความรู้ ความเข้าใจ และทักษะด้านการใช้งานสารสนเทศ ดังนั้นจึงมีความจำเป็นที่จะต้องพัฒนาและออกแบบระบบสารสนเทศที่สามารถช่วย ให้ผู้บริหารปฏิบัติงานอย่างมีประสิทธิภาพ

เหตุผลที่ระบบ EIS มีความจำเป็นต่อองค์กร

ทำ ให้ผู้บริหารต้องสามารถตัดสินใจอย่างถูกต้อง รวดเร็ว จึงต้องอาศัยสารสนเทศที่เหมาะสมดังที่มีผู้กล่าวว่า สารสนเทศ คือ อำนาจทุกองค์การจึงต้องจัดหาและจัดการสารสนเทศอย่างมีประสิทธิภาพแต่บุคลากร บางกลุ่มในองค์การจะมีความต้องการสารสนเทศที่เฉพาะ เช่น ผู้บริหารจะมีความแตกต่างจากผู้ใช้ข้อมูลในระดับอื่นที่ต้องการข้อมูลที่ ชัดเจน ง่ายต่อการตัดสินใจ ไม่ต้องเสียเวลาประมวลผลอีก ระบบสารสนเทศสำหรับผู้บริหาร หรือ EIS ถูก พัฒนาขึ้นเพื่อจัดการสารสนเทศของผู้บริหารมีความต้องการข้อมูลที่มีความแตก ต่างจากบุคลากรกลุ่มอื่นขององค์การ โดยเฉพาะลักษณะของงานของผู้บริหารในปัจจุบันที่มีความสำคัญกับองค์การและมี ระยะเวลาจำกัดในการตัดสินใจแก้ปัญหา เมื่อมีเหตุการณ์หนึ่งเกิดขึ้นซึ่งมีผลกระทบต่อองค์การ ปัจจุบันมีผู้เข้าใจผิดเกี่ยวกับเทคโนโลยีสารสนเทศ โดยเฉพาะบุคคลที่เข้ารับการสัมมนาระยะสั้น หรือผู้ที่รับข้อมูลเกี่ยวกับเทคโนโลยีสารสนเทศอย่างไม่สมบูรณ์ โดยคิดว่าระบบสารสนเทศเป็นแก้วสารพัดนึกที่ผู้ใช้สามารถเรียกข้อมูลทุก ประเภท โดยเฉพาะ EIS ประการสำคัญเนื่องจากผู้บริหาร ระดับสูงในหลายองค์การยังมีความเข้าใจที่ไม่สมบูรณ์ ซึ่งทำให้เกิดความคาดหวังที่คลาดเคลื่อนจากความสามารถของระบบสารสนเทศ ซึ่งจะมีผลต่อความประทับใจ ความเชื่อมั่นและการสนับสนุนต่อการพัฒนาระบบในอนาคต

2.  ระบบสนับสนุนการตัดสินใจ (Decision Support System) หรือ DSS

DSS เป็นระบบสารสนเทศที่ทำหน้าที่เหมือนเจ้าหน้าที่ที่คอยเสนอทางเลือกให้แก่ผู้บริหาร ส่วน

การตัดสินใจที่จะเลือกทางใดทางหนึ่งนั้นเป็นหน้าที่ของผู้บริหารระบบ

DSS จะทำหน้าที่ต่างจาก EIS ระบบ EIS จะเสนอทางที่ดีที่สุดให้แก่ผู้บริหาร หรืออาจกล่าวได้ว่า EIS เป็นระบบที่ช่วยตัดสินใจแทนผู้บริหาร แต่ระบบ DSS จะทำหน้าที่เสนอผู้บริหารว่ามีทางเลือกกี่ทาง แต่ละทางจะให้ผลอย่างไร การทำงานของระบบ DSS จะเป็นการทำงานที่อาศัยการประมวลผลข้อมูล มากกว่าการนำข้อมูลในอดีตมาใช้ทำนายผลที่จะเกิดขึ้นในอนาคต

DSS คือ ระบบสารสนเทศ รูปแบบหนึ่งที่ระบบจะทำงานโต้ตอบกับผู้ใช้งาน (Interactive) โดยใช้คอมพิวเตอร์เข้ามาช่วย ซึ่งจะจำลองสถานการณ์และคาดการผลลัพธ์ในการตอบปัญหาต่าง ๆ เพื่อนำไปประกอบการตัดสินใจได้อย่างเป็นระบบ 

DSS เป็นระบบย่อยหนึ่งในระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการ โดยที่ระบบสนับสนุนการตัดสินใจจะช่วยผู้บริหารในเรื่องการตัดสินใจใน เหตุการณ์หรือกิจกรรมไม่มีโครงสร้างแน่นอน หรือกึ่งโครงสร้าง ระบบสนับสนุกนการตัดสินใจอาจจะใช้กับบุคคลเดียวหรือช่วยสนับสนุนการตัดสินใจ เป็นกลุ่ม นอกจากนั้น ยังมีระบบสนับสนุกนผผู้บริหารเพื่อช่วยผู้บริหารในการตัดสินใจเชิงกลยุทธ์

                1.  มีการประมวลผลข้อมูลจำนวนมาก

                2.  แหล่งข้อมูลส่วนใหญ่มาจากภายในและผลที่ได้เพื่อตอบสนองต่อผู้ใช้ภายในองค์กรเป็นหลัก

                3.  กระบวนการประมวลผลข้อมูลมีการดำเนินการเป็นประจำ เช่น ทุกวัน ทุกสัปดาห์ ทุกสองสัปดาห์

                4.  มีความสามารถในการเก็บฐานข้อมูลจำนวนมาก

                5.  มีการประมวลผลข้อมูลที่รวดเร็ว เนื่องจากมีปริมาณข้อมูลจำนวนมาก

                6.  TPS จะคอยติดตามและรวบรวมข้อมูลภายหลังที่ผลิตข้อมูลออกมาแล้ว

                7.  ข้อมูลที่ป้อนเข้าไปและที่ผลิตออกมามีลักษณะมีโครงสร้างที่ชัดเจน (structured data)

                8.  ความซับซ้อนในการคิดคำนวณมีน้อย

                9.  มีความแม่นยำค่อนข้างสูง การรักษาความปลอดภัย ตลอดจนการรักษาข้อมูลส่วนบุคคลมีความสำคัญเกี่ยวข้องโดยตรงกับ TPS

               10.  ต้องมีการประมวลผลที่มีความน่าเชื่อถือสูง

อ้างอิง : ชวน  ภารังกูล .2553. การจัดการนวัตกรรมและสารสนเทศ (Innovation and Information Management).